Cómo mudar 135 usuarios a un sistema integrado

Industrial Taylor recurre a Odoo Online para una gestión de operaciones completa

País: Colombia
Industria: Servicios de Alimentación
Apps Implementadas: CRM, Ventas, Inventario, Email Marketing, Contabilidad, Eventos, Compras
Número de Usuarios: 135 Usuarios

En 1978, en Bogotá, Colombia, el fundador de Industrial Taylor importó la primera máquina de helado suave al país y abrió una heladería, llamada Picos, que instantáneamente se convirtió en un éxito. Esto marcó el comienzo del éxito de Industrial Taylor, que inmediatamente se convirtió en líder del mercado en la industria de los helados suaves. Desde entonces, han ampliado enormemente su oferta de productos y ahora son la organización líder en la industria de servicios de alimentos.

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La tecnología obsoleta frenó a Industrial Taylor a medida que superaron su solución

En los 40 años que Industrial Taylor ha estado en el negocio, su oferta de productos ha crecido significativamente desde la máquina de helado suave con la que comenzó todo. Se han convertido en un verdadero líder en el mercado, ofreciendo más de 90 marcas de renombre mundial, desde café hasta refrigeradores, además de ofrecer varios servicios relacionados con la industria.

Antes de implementar Odoo, tenían un flujo de trabajo complejo que utilizaba 6 servidores independientes locales y ejecutaban 6 aplicaciones de software, de las cuales tenían un conocimiento funcional muy limitado y que resultaban difíciles de administrar. Al tener un sistema tan complejo en una empresa con más de 250 empleados, 135 usuarios activos y operaciones extensas, se enfrentaron a varias complicaciones, que en gran parte se remontan a:

Falta de integración

• La combinación de varios software diferentes causó problemas con el flujo de información y la transparencia entre departamentos. La información a menudo tuvo que ser reprocesada, lo que desperdició tiempo y recursos y aumentó el riesgo de perder información en el camino.
• La empresa tuvo problemas para realizar un seguimiento de los pagos de los clientes y las facturas pendientes pasaron desapercibidas.
• Para una empresa de más de 250 empleados, carecían de una forma eficiente de comunicarse internamente.

Gran volumen

• Los pedidos no se podían rastrear automáticamente y como Industrial Taylor procesaba 1.500 pedidos por mes, esta faceta era esencial.
• Trataban con 1000 facturas de clientes por mes y, debido a la falta de una solución inteligente, los clientes a menudo excedían su límite de crédito y las facturas no se pagaban.

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Un proceso de producción a gran escala simplificado por Odoo

Industrial Taylor esperaba un crecimiento del 20% de un año a otro, y considerando expandirse a otros mercados latinoamericanos, el tamaño de sus operaciones ya había crecido demasiado para que su sistema lo pudiera manejar. En 2015, se dieron cuenta de que si querían avanzar y continuar con su crecimiento dinámico, era hora de que actualizaran su sistema y se actualizaran a una solución integrada. Estaban particularmente interesados en Odoo porque es una solución integral flexible, todo en uno.

Actualmente, ya han implementado Odoo CRM, Ventas, Compras, Contabilidad, Inventario, Marketing por correo electrónico y Eventos, y seguirán más aplicaciones a medida que la empresa siga creciendo. Con sus aplicaciones actuales de Odoo, Industrial Taylor pudo resolver todos sus puntos débiles anteriores;

• El uso de Odoo, al pasar a un sistema integrado, eliminó el problema de la pérdida de información entre sistemas y disminuyó la necesidad de reprocesar la información.
• La integración entre Odoo Inventario, Odoo Ventas y Odoo Compras facilitó que Industrial Taylor mantuviera un registro de lo que tenían en stock, lo que estaba disponible y listo para la entrega, y lo que necesitaban ordenar.
• Con la implementación de Odoo Contabilidad, Industrial Taylor ahora es capaz de tener una descripción general de todos los pagos pendientes y, al usar el sistema de seguimiento automatizado, pueden garantizar que los pagos de los clientes se reciban y no excedan su límite.
• Tener la aplicación Odoo Discuss mejoró en gran medida la comunicación interna entre departamentos y la transparencia.

Odoo supera las expectativas al resolver problemas desapercibidos

Antes de implementar Odoo, Industrial Taylor enfrentaba algunos problemas que no se habían notado debido a la falta de integración en su sistema. Al cambiar a Odoo, las aplicaciones integradas permitieron a Industrial Taylor optimizar las tasas de rotación de existencias y la eficiencia en la entrega de pedidos. Anteriormente, la empresa enfrentaba algunos problemas para cobrar los pagos y realizar un seguimiento de la situación crediticia de sus clientes. Se dieron cuenta de que algunos de sus clientes habían excedido su límite de crédito sin su conocimiento, pero con una pequeña personalización de Odoo, establecieron un sistema para administrar el crédito disponible de los clientes. Esto les ayuda a rastrear si un cliente ha superado el límite de crédito, teniendo en cuenta diferentes parámetros, como órdenes de venta abiertas, facturas impagas, etc., por lo que ahora ya no entregarán productos a los clientes que hayan superado su límite de crédito.