Desde un proceso de «todo sobre papel» a una solución en línea.

Transformar una cervecería familiar en un negocio integrado

País: Bélgica
Industria: Fabricación de cerveza
Aplicaciones implementadas: CRM, Ventas, Facturación, Inventario
Número de usuarios: 5-10
Tiempo de implementación: 4 meses en producción + 10 horas con consultor

Después de tres años de éxito en la elaboración de cervezas artesanales, la cervecería Bertinchamps se dio cuenta de que era hora de llevar el negocio familiar al siguiente nivel y transformarlo en un negocio integrado.

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Las limitaciones de un sistema basado en papel

La cervecería Bertinchamps abrió sus puertas en 2013 con una serie de tanques de fermentación ultramodernos listos para elaborar hasta 6.000 hectolitros. La pequeña cervecería familiar iba bien y pasó de cero a 1 millón de botellas en 3 años. Todo su sistema, aparte de la contabilidad, se basaba en papel y con el crecimiento del negocio se estaba volviendo cada vez más difícil de administrar.

La empresa estaba luchando por mantener una visión general de sus ventas y seguimiento de pedidos de manera oportuna, lo que generaba in-eficiencia en la preparación de pedidos. El sistema basado en papel era rígido y poco fiable, y cada día surgían nuevos problemas:

• Los pedidos en papel y las facturas podrían perderse y olvidarse fácilmente;
• Cada empleado tenía su propia forma de hacer las cosas;
• Los datos no se consolidaron y, por lo tanto, extraer información específica de los clientes fue una tarea abrumadora;
• Para los gerentes, no había una descripción clara de la agenda y las actividades de ventas de todos;
• Los equipos de ventas tenían dificultades para realizar un seguimiento de sus pedidos y objetivos de ventas;
• Los informes y las previsiones eran inexactos y poco fiables.

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Odoo CRM, Ventas y Facturación:
la fundación del nuevo proceso empresarial de Bertinchamps

Bertinchamps necesitaba una solución flexible con una implementación rápida y fácil, y recurrió a Odoo Online en busca de una solución. Actualmente, la empresa utiliza las aplicaciones Odoo CRM, Ventas, Facturación e Inventario.

• Odoo CRM ha ayudado a la empresa a supervisar todas las interacciones entre sus clientes y equipos de ventas. De esta forma, el equipo de ventas puede mantenerse actualizado sobre todos los pedidos de venta y facturas. El sistema CRM también permite a la gerencia mantener un plan organizado para los objetivos de ventas de la empresa.

• Con Odoo Sales, cada vendedor ahora puede administrar sus pedidos de ventas, tener una visión clara de su progreso y asegurarse de cumplir con sus objetivos mensuales.

• Odoo Inventory ahora ayuda a Bertinchamps a realizar un seguimiento de cuándo se entregan sus productos a los clientes, así como de los niveles de existencias y las previsiones.

Odoo también ayudó a Bertinchamps a crear informes precisos que ayudan a determinar el volumen de ventas por mes o por producto. Tener informes y gráficos fácilmente disponibles ayuda a determinar las tendencias y a tener una mejor visión de pronóstico de las ventas futuras.

Los beneficios de la integración inteligente

Bertinchamps usa Odoo todos los días. El software se ha convertido en una parte integral de su operación, ya que permite una organización más eficiente de las operaciones diarias, así como la capacidad de programar reuniones en cualquier momento y desde cualquier lugar. Los vendedores pueden ingresar pedidos directamente en el sistema y la cervecería los recibirá inmediatamente; ahora ambas partes saben exactamente qué se ha vendido, durante qué meses y cómo está progresando la venta.

El sistema funciona muy bien como herramienta de motivación para los vendedores. Ahora todos pueden ver claramente cuánto han vendido y qué tan lejos están de cumplir y superar su objetivo mensual. El uso de la función de informes ayuda a Bertinchamps a pronosticar la producción y determinar los ciclos estacionales. Por ejemplo, les mostró que su cerveza de pomelo se vende principalmente durante los meses más cálidos y, por lo tanto, no es ideal para la producción durante todo el año.

Sobre Bertinchamps

En 2011, la familia Humblet buscaba un sitio para iniciar un negocio familiar y construir una cervecería para continuar el legado de su padre, Benoit Humblet, en su tradición de elaborar cerveza. Cuando descubrieron la granja de Bertinchamps, situada cerca de Gembloux en Bélgica, estaban listos para comenzar su proyecto familiar. La renovación de esta finca de Bertinchamps de 7 siglos de antigüedad tomó casi 2 años, pero en 2013 se instaló el sistema de elaboración de cerveza y la familia Humblet comenzó a crear y desarrollar cervezas nuevas pero auténticas. La letra B en las botellas es simbólica y rinde homenaje a Bertinchamps, Beer, Belgium, Brewery y, por supuesto, la cervecería Benoit….

Más información sobre www.bertinchamps.be